Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: „Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten“.

Zur Unterstützung unserer Wissenschaftlichen Vorständin ist die folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

Kennziffer 11348

Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen als integrales Mitglied des Assistenz-Teams zur Unterstützung der wissenschaftlichen Vorständin des GFZ (z. B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage- und Aktenmanagement, Informationsrecherche)
Planung und Organisation von internen und externen Geschäftsterminen, Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen im virtuellen sowie im Präsenzmodus, ggf. mit Gästebewirtung
Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für die Vorständin
aktive Unterstützungsarbeit bei der Vorbereitung der GFZ-Gremiensitzungen und anderer Governance-Aktivitäten auf Vorstandsebene mit in- und ausländischen Gästen
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen (einschließlich der Erstellung und Überarbeitung von Sitzungsprotokollen)
Abwicklung der gesamten mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch und Englisch

Erforderliche Qualifikationen:

Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o. Ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englische Sprachkenntnisse B2-Niveau, deutsche Sprachkenntnisse C1-Niveau vorausgesetzt)
souveräner Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) sowie mit Adobe-Tools
ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen

Wünschenswerte Qualifikationen:

mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften auf Vorstandsebene oder vergleichbar
selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe

anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: 01.09.2026
Befristung: 24 Monate
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam

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