Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungs­vollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschafts­organisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungs­bereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzen­forschung mit gesell­schaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesell­schaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: „Am Puls der Erde, um sie als lebens­freundlichen Planeten zu erhalten“.

Zur Unterstützung des Teams der Wissenschaftlichen Vorständin (Team WV) ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen:

Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstands­bereichs

Kennziffer 11245

Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeit­vertretung für 15 Monate (bis 30.09.2027) befristet.

• Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeits­prozessen und Vorgängen (z. B. Termin­koordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informations­recherche, Bestellungen, Material­beschaffung, Abrechnungen, Pflege von Daten­banken)
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von nationalen und internationalen Präsenz­veranstaltungen, z. B. Workshops (ggf. mit Gästebewirtung) und Video­konferenzen
• Vor- und Nachbereitung von Gremien­sitzungen mit nationalen und internationalen Gästen
• Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
• Redigieren von englisch- und deutschsprachigen Texten
• Protokoll­führung bei Meetings
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen für die Mitglieder des Teams WV

Erforderliche Qualifikationen:

• Qualifikation als Fremdsprachen­sekretär:in o. Ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungs­technische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englisches Sprachzertifikat B2‑Niveau vorausgesetzt)
• souveräner Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe-Tools
• ausgeprägtes Kommunikations- und Organisations­talent sowie Integrität, Service­orientierung und Teamfähigkeit
• diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen

Wünschenswerte Qualifikationen:

• mehrjährige Berufs­erfahrung als Assistenz auf Vorstands­ebene oder vergleichbar
• selbstständige und ergebnis­orientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungs­umfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatz­leistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungs­möglichkeiten
• eine flexible Arbeits­zeit- und Arbeitsplatz­gestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• eine Betriebs­kindertages­stätte auf dem Forschungs­gelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: 01.07.2026
Befristung: 30. September 2027
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgelt­gruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeits­zeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeit­geeignet.
Arbeits­ort: Potsdam

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